(Auteur: Chloé Otten) ''E-HRM is meer dan alleen een software, het is ambitie en visie.'' Dit is een uitspraak van AFAS Nederland. E-HRM wordt gezien als de toekomst. Momenteel gaat er veel tijd verloren aan het bijhouden van de personeelactiviteiten. De laatste jaren digitaliseert onze werkomgeving, hierdoor kan er veel overgenomen worden door softwaresystemen. Dit biedt veel mogelijkheden op HR gebied. Waar ook een toegepast psycholoog in een arbeid- en organisatiesetting mee te maken zal krijgen.

In mijn rol als HR-manager bij Pulse Media Group merk ik dat E-HRM een steeds grotere rol gaat spelen. Tijdens een HR seminar over de flexibilisering van de arbeidsmarkt kwam ik voor het eerst in aanraking met E-HRM. De E-HRM is toekomst van het HR beleid. In dit seminar werd verteld dat AFAS in samenwerking met de Hogeschool van Amsterdam een onderzoek heeft gedaan naar de visie van generatie Y op het HR beleid van de toekomst. Uit dit onderzoek bleek dat men voorspelt dat er in de toekomst steeds vaker gebruik gemaakt gaat worden van tools zoals E-HRM.

Uitspraken zoals “E-HRM is de toekomst” hoor ik regelmatig tijdens lezingen, zakelijke bijeenkomsten en mijn studiedagen. Maar wat is E-HRM nou eigenlijk? . Bij Pulse Media Group zetten wij landelijke media campagnes uit. Voor een van onze projecten ‘HR management van de toekomst’ ben ik mij gaan verdiepen in E-HRM. E- HRM is de elektronische variant van HRM. Verschillende partijen bieden softwarepakketten aan waardoor E-HRM gerealiseerd kan worden. Deze geautomatiseerde systemen ondersteunen op het gebied van de personeelactiviteiten. De HR manager introduceert het werken via deze softwaresystemen. Daarna wordt de verantwoording bij de medewerkers zelf neergelegd. Vakantieaanvragen, ziektemeldingen, planning van gesprekken met leidinggevenden maar ook de aanvraag van bijvoorbeeld een cursus of workshop kunnen allemaal via E-HRM worden gedaan.

Waarom E-HRM? Wordt de HR-professional dan niet overbodig? Nee is het antwoord.

E-HRM bespaart de professional veel tijd. Een medewerker kan zelf alle aanvragen invoeren en de HR-professional hoeft dit alleen nog maar te beoordelen. Hierdoor krijgt de HR- professional weer tijd voor de zaken waarom hij of zij ooit besloten heeft voor het HR vakgebied te kiezen. Meer tussen de mensen en minder achter de laptop, dat is waar het naartoe moet gaan. Je mensen zijn de draaiende motor van de organisatie. Het is de taak van de HR- professional om tijd en aandacht in deze talenten te steken. Een groot voordeel van werken met E-HRM is dat dit weer kan, deze tool zorgt ervoor dat de HR- professional efficiënt te werk kan gaan. Onderzoek aan de universiteit van Pennsylvania  bevestigt dat door de komst van E-HRM de HR- professionals bevrijd worden van de administratieve lasten. Zij kunnen zich gaan richten op het ontwikkelen van het sociaal kapitaal, de mensen, en het beheren van de kennis die in de organisaties aanwezig is (Lujan &Ramijes, 2007).

Onderzoek heeft uitgewezen dat als E-HRM helder geïntroduceerd wordt werknemer en HR- professionals een positieve attitude tegenover deze nieuwe werkwijze ontwikkelen. Wetenschappers Voermans en Veldhoven voerden in 2008 een onderzoek uit naar de attitude van de werknemers en managers werkzaam bij Philips over het werken met E-HRM. Aan dit onderzoek namen 99 managers en 257 werknemers deel. Uit dit onderzoek kwam naar voren dat managers efficiënter werken wanneer zij een positieve houding hebben tegenover E-HRM. Dit leidt tot meer persoonlijke aandacht voor het personeel. De werknemers gaven aan dat zij het systeem bruikbaar en handig vinden. Ook de werknemers ontwikkelen een positieve attitude wanneer het systeem goed geïntroduceerd wordt.

Tijdschrift 'terug naar de mens' geeft de volgende tips voor de implementatie:
1. Kies de juiste mensen uit om de klus te klaren.
2. Begin op tijd.
3. Stel een breed gedragen projectgroep samen van mensen uit verschillende disciplines.
4. Maak een bewuste keuze tussen het opknippen van het proces of het implementeren als een ‘Big Bang’.
5. Leg duidelijk aan je medewerkers uit wat er gaat veranderen.
6. Creëer draagvlak binnen je organisatie voor de veranderingen.
7. Houd altijd een heldere focus op het einddoel.
8. Toon betrokkenheid en inzet naar de consultant toe.
9. Implementeren kost veel tijd; maak medewerkers vrij voor de implementatie.
10. Laat de conversie over aan specialisten.

Als HR-manager maar ook als werknemer zie ik de voordelen van een E-HRM in. Het geeft een medewerker verantwoordelijkheid en vrijheid. Zo kan je thuis vanaf de bank je vakantieaanvragen invoeren. De medewerker van tegenwoordig moet flexibel zijn, maar een organisatie ook. Door gebruik te maken van E-HRM gaat een organisatie mee met de digitalisering van deze tijd. Daarnaast bespaart het een HR- professional veel tijd. De werkzaamheden worden efficiënter uitgevoerd waardoor er tijd ontstaat voor de medewerkers in de organisatie. Waar kies jij voor? Wil jij ook mee vooruit?

• Voermans, M., & Van Veldhoven, M. (2007). Attitude towards E-HRM: an empirical study at Philips. Personnel Review, 36.
• Olivas-Lujan, M. R., Ramirez, J., & Zapata-Cantu, L. (2007). e-HRM in Mexico: adapting innovations for global competitiveness. International Journal of Manpower, 28.

Dit artikel is de derde uit een reeks artikelen vanuit de Hogeschool van Amsterdam, opleiding toegepaste psychologie. Het is geschreven door een student in opdracht van de module 'Online tools binnen arbeids- en organisatiepsychologie'. In het kader van kennisdeling op het gebied van online toepassingen die gebruikt kunnen worden in de toegepaste psychologie, krijgen artikelen die goed zijn beoordeeld een plek op www.toegepastpsycholoog.nl.